Rekisterinpitäjä
Pointcool-Service Oy
Y-tunnus: 0994222–1
Osoite: Konetie 3B, 04300 Tuusula
Puhelin: 09 8387 420
Sähköposti: info@pointcool-service.fi
Rekistereiden nimet
Pointcool-Service Oy:n
- työntekijä- ja työnhakijarekisteri
- asiakasrekisteri
- hälytyksenvalvontarekisteri
- kameravalvontarekisteri
- toimittajarekisteri
- verkkosivujen kävijä- ja käyttäjärekisteri
- suoramarkkinointirekisteri uutiskirjeiden tilauksiin liittyen
Henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitus
Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja alla olevassa taulukossa kuvatusti:
|
Rekisterin nimi |
Rekisterin tarkoitus |
Käsittelyperuste |
|
Työntekijä- ja rekrytointirekisteri |
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen työsuhteen hoitaminen, työsopimuksen täytäntöönpano ja rekrytointi |
Lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus |
|
Asiakasrekisteri |
Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaiden välisten sopimusten täytäntöönpano (esim. tilaukset, postitus, reklamaatiot, yhteydenpito, laskutus) |
Sopimusten täytäntöönpaneminen, lakisääteinen velvoite |
|
Hälytyksenvalvontarekisteri |
Rekisterinpitäjän suorittama toimitilojen hälytyksenvalvonta |
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
|
Kameravalvonta- ja avainhallintarekisteri |
Rekisterinpitäjän suorittama kameravalvonta piha-alueella ja toimitilojen avainhallinta |
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
|
Toimittajarekisteri |
Rekisterinpitäjän ja sen toimittajan välisten sopimusten täytäntöönpano (esim. tilaukset, postitus, reklamaatiot, yhteydenpito ja laskutus) |
Sopimusten täytäntöönpaneminen, lakisääteinen velvoite |
|
Markkinointi- ja suoramarkkinointirekisteri |
Rekisterinpitäjän suoramarkkinointi ja muu markkinointi (esim. referenssit tai asiakaspalautteet eri kanavissa markkinoinnissa) |
Rekisteröidyn suostumus |
|
Verkkosivujen ja kävijä- ja käyttäjärekisterit |
Verkkosivujen analytiikkaa ja käyttäjiä koskevat tilastoinnit |
Rekisteröidyn suostumus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
|
Takaisinvetoihin ja tuoteturvallisuuteen liittyvä rekisteri |
Tuotteiden turvallisuuteen liittyvä rekisteri ja tiedotus mahdollisissa vaaratilanteissa |
Lakisääteinen velvoite |
Rekistereiden tietosisältö
Työntekijä- ja rekrytointirekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
- nimi- ja osoitetiedot
- henkilötunnus ja/tai syntymäaika
- yhteystiedot, kuten kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- työsuhteeseen ja työn mittaamiseen liittyvät tiedot
- työntekijälle myönnetyt käyttäjätunnukset ja työntekijän työnantajan laitteita ja rajoitetusti niiden käyttöä koskevat tiedot
- työsuhteen laatua koskevat tiedot
- työntekijän työnantajan laitteita, kalustoa ja omaisuutta koskevat tiedot
- rekisteröidyn verotukseen ja pankkiyhteyteen liittyvät tiedot työnantajanvelvoitteiden hoitamista varten
- työntekijän osaamis-, lupa- ja sertifikaattitiedot työtehtäviin liittyen
- työntekijän luovuttamat lähiomaisten yhteystiedot
- mahdollinen valokuva ja muut työhakemuksen perusteella toimitetut rekrytoinnin yhteydessä toimitetut henkilötiedot
- muut suostumuksen nojalla luovutetut henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
- asiakkaan yhteyshenkilön/edustajan nimi ja yhteystiedot
- asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
- asiakkaan laskutus-, maksu- ja perintätiedot
- asiakkaan verkkokauppaan ja sopimuksiin liittyvät tilaustiedot
- asiakkaan mahdollisesti verkkokauppaan luomat käyttäjätunnukset
- asiakassuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon/viestintään ja asiakassuhteen luokitteluun liittyvät henkilötiedot
- asiakkaan antamat asiakaspalautteet
Hälytyksenvalvontarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
- rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite
- rekisteröidyn kulunvalvonnan perusteella tehdyt aikamerkinnät
Kameravalvonta- ja avainhallintarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
- rekisteröidyn ulkonäkö ja tuntomerkit
- rekisteröidyn ajoneuvon ulkonäkö ja rekisteritunnus
- kiinteistön alueella ja toimitiloissa liikkumisajankohta- ja paikka
- Rekisterinpitäjän työntekijöille luovutetut avaimia koskevat tiedot
Kameravalvonnan piiriin kuuluviin tiloihin saapuvia ja siellä oleskelevia informoidaan tallentavan kameravalvonnan käytöstä toimipaikan yhteydessä olevilla kylteillä.
Toimittajarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja
- toimittajan yhteyshenkilön/edustajan nimi ja yhteystiedot
- toimittajasuhteen alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
- toimittajan laskutus- maksutiedot
- toimittajasuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon ja luokitteluun liittyvät tiedot
Markkinointi- ja suoramarkkinointirekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja
- rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite
- rekisteröityjen uutiskirjeiden tilausta koskevat tiedot
- suoramarkkinoinnin suostumus
- rekisteröidyn referenssitietojen yhteydessä luovuttamat muut tiedot, kuten arvostelun tai palautteen yhteydessä annetut tiedot
Verkkosivujen kävijä- ja käyttäjärekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja
- rekisteröidyn IP-osoite
- rekisteröidyn selaustiedot
- rekisteröidyn evästeitä koskevat valinnat
Takaisinvetoihin ja tuoteturvallisuuteen liittyvä rekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja
- rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot
- takaisinvetoa ja tuoteturvallisuutta koskevat muut tiedot
Erityiset henkilötiedot
Emme lähtökohtaisesti käsittele erityisiä henkilötietoja, ellei niiden käsittely ole sallittua ja tarpeen soveltuvan lainsäädännön perusteella.
Voimme käsitellä erityisiä henkilötietoja esimerkiksi työntekijöistämme työntekijärekisterissä kulloinkin soveltuvan lainsäädännön perusteella.
Erityisiä henkilötietoja käsitellessämme noudatamme soveltuvaa lainsäädäntöä ja käsittelemme erityisiä henkilötietoja korostuneen huolellisesti ja luottamuksellisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään silloin, kun rekisteröity asioi meidän kanssamme, esimerkiksi asiakas- tai toimitussopimuksen perusteella, verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta tai rekisteröity muutoin luovuttaa henkilötietojaan meille esimerkiksi puhelimessa.
Meidän on mahdollista kerätä, tallentaa ja päivittää henkilötietoja lisäksi yhteistyökumppaneidemme rekistereistä, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä tai muutoin lainsäädännön mukaisesti.
Ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja lähettämällä verkkosivujen kautta yhteydenottolomakkeen tai rekisteröityessäsi verkkokaupan käyttäjäksi rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn tämän yleisen tietosuojailmoituksen mukaisesti.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Voimme harkintamme mukaan käyttää ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Voimme tällöin siirtää rekisteröityjen henkilötietoja sopimuskumppaneillemme, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja meidän lukuumme meidän ja henkilötietojen käsittelijän välillä laaditun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella ja mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käyttää luovuttamiamme henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin meidän toimeksiantomme toteuttamiseen.
Voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme ja/tai henkilötietojen käsittelijöinä toimiville yrityksille rekisteröityjen henkilötietoja esimerkiksi silloin, kun
- meidän on ilmoitettava havaitusta viasta tai ongelmasta laitteiden edustajana toimivalle maahantuojalle
- käytämme kolmannen osapuolen palveluita tuottaaksemme omia palveluitamme asiakkaillemme, esimerkiksi jos hankimme IT-, pankki- tai maksunvälityspalveluita sopimuskumppaneiltamme
- lakisääteisten työterveyspalveluiden hankinta työntekijöillemme edellyttää henkilötietojen luovuttamista työterveyspalvelua tuottavalle sopimuskumppanillemme
Rekisterinpitäjän asiakkaiden ja toimittajien henkilötietojen keskeisimpiä vastaanottajia ja/tai käsittelijöitä ovat
- Yhteistyökumppanit, kuten edustamiemme tuotteiden/laitteiden maahantuoja(t), käyttämämme kirjanpitoyritys/kirjanpitoyritykset, pankit, rekisterinpitäjän kulloinkin käyttämät vakuutusyhtiöt, käyttämämme konsultointiyritykset sekä mahdolliset käyttämämme alihankkijat
- IT-palveluntarjoajat, kuten ERP-järjestelmätoimittajamme ja siihen liittyvät yhtiöt, Microsoft , Plausible Analytics
- Palvelinpalveluntarjoajat, kuten SprintIT Finland Oy ja sen konserniyhtiöt
- Maksutapahtumien välittäjät verkkokaupassa, kuten Mollie B.V
- Kuljetus- ja postipalveluiden tarjoajat
Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa myös samaan konserniin kuuluville konserniyhtiöille, jos konserniyhtiöt tuottavat rekisterinpitäjälle palveluita.
Emme luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, ellei meillä ole siihen lainsäädännön mukaista oikeutta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos luovutamme rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä varten, varmistamme, että meillä on tietosuojalainsäädännön mukainen asianmukainen siirtoperuste ja/tai siirtoperusteet ja että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission vastaavuuspäätökset taikka EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet).
Henkilötietojen säilytys
Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja muun erityislainsäädännön mukaisella tavalla.
Yleisenä periaatteena henkilötietojen säilyttämisessä on, että henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kussakin yksittäisessä käsittelytilanteessa on tarpeen ottaen huomioon meitä velvoittava lainsäädäntö, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, oikeutetun edun olemassaolo, meitä koskevat raportointivelvoitteet ja/tai rekisteröidyn antama suostumus.
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti sähköisessä muodossa, mutta henkilötietoja voidaan satunnaisesti käsitellä ei-sähköisessä muodossa. Alla on selostettu joitain käsittelyaikojamme ei-tyhjentävästi.
Säilytämme työntekijärekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kunkin työntekijän työsuhteen keston ajan ja enintään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Riippuen käsittelemistämme yksittäisistä työntekijöiden henkilötiedoista henkilötietojen säilytysaika voi olla edellä mainittua lyhyempi.
Säilytämme rekrytointirekisterissä käsiteltäviä työnhakijoiden rekrytointia koskevia henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan ja enintään yhden (1) vuoden ajan valintapäätöksen tekemisestä ja ilmoituksesta hakijoille, mutta kuitenkin enintään niin kauan, kun mahdollinen asiaa koskeva riita-/valitusasia on lainvoimaisesti käsitelty.
Säilytämme asiakasrekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.
Säilytämme hälytyksenvalvontaa ja kameravalvontaa koskevissa rekistereissä olevia henkilötietoja enintään kahden (2) kuukauden ajan, ellei meitä velvoittavasta lainsäädännöstä tai raportointivelvoitteesta toisin johdu. Avainhallintarekisterissä säilytettäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun avain on rekisteröidyn hallussa ja sen jälkeen enintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.
Säilytämme toimittajarekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.
Säilytämme markkinointi- ja suoramarkkinointirekisterissä olevia henkilötietoja toistaiseksi niin kauan, kun antamasi suostumus on voimassa. Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Peruuttamisen jälkeen henkilötietojasi ei käytetä siihen käyttötarkoitukseen, johon suostumus on annettu. Poistamme henkilötiedot kohtuullisessa ajassa sen jälkeen, kun olet peruuttanut suostumuksesi.
Säilytämme verkkosivujen kävijä- ja käyttäjärekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.
Verkkosivuilla kerättävistä evästeistä ja muista verkkosivujen keräämistä henkilötiedoista löydät lisätietoa verkkosivujen evästeitä koskevasta ns. evästeinfosta.
Elintärkeiden etujen suojaamiseksi käsiteltävät henkilötiedot poistetaan viivytyksettä meitä koskevien kolmansien osapuolten (laitevalmistaja tai muu taho) tai viranomaisten ohjeistamalla tavalla ja pyynnöstä.
Rekistereiden suojaus
Rekisteröityjen henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin. Jokainen rekisterinpitäjän edustaja ja henkilötietojen käsittelijän edustaja voivat käsitellä vain niitä rekisteröityjen henkilötietoja, joita he tarvitsevat kulloinkin työtehtävissään.
Rekisterinpitäjän omat toimitilat ovat lukitut, kameravalvonnan avulla valvotut ja varashälyttimin suojatut. Rekisterinpitäjän rekisteröityjen henkilötietoja koskevia tietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti, paperisesti vain poikkeuksellisesti . Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen tietoturvallisesti.
Rekistereiden sisältämät sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Varmuuskopioimme tietojärjestelmämme, laitteemme ja niissä olevat henkilötiedot säännöllisesti.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijäyritysten työntekijöillä on pääsy rekistereiden sisältämiin henkilötietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Edellytämme korkeaa tietoturvaa myös käyttämiltämme henkilötietojen käsittelijöiltä.
Seuraamme jatkuvasti tietoturvan tasoa ja mukautamme toimintaamme tarpeen vaatiessa.
Jos henkilötietosi vaarantuisivat tietoturvaloukkauksen takia, ilmoitamme sinulle asiasta tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilörekistereihin on talletettu tai ettei rekistereissä ole häntä koskevia henkilötietoja.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos rekisteröidystä kerätyissä ja käsitellyissä henkilötiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamisesta.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Vastustamisoikeuden käyttäminen ei muuta lainvastaiseksi sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on tapahtunut ennen suostumuksen peruuttamista.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, joita käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.
Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toimintaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)
Voit käyttää sinulle rekisteröitynä kuuluvia oikeuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän kohdassa 1 tai 2 kuvattuun henkilöön
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme suorita automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Muuta
Henkilötietojen käsittely voi olla meille lakisääteistä (esimerkiksi työsuhteeseen ja kirjanpitoon liittyen) tai osittain sopimuksen täytäntöönpanemiseen perustuva vaatimus (asiakas- tai toimittajasopimuksen mukaisten tehtävien täytäntöönpaneminen).
Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi tai sopimukseen täytäntöönpanemisen takia ja rekisteröity kieltäytyy toimittamasta pyydettyjä henkilötietojaan meille, emme voi esimerkiksi solmia työsuhdetta rekisteröidyn kanssa, tuottaa palveluita ja/tai myydä verkkokauppamme tuotteita rekisteröidylle.
Emme tällöin vastaa mistään niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä ja/tai yllä mainitun tapahtuman syntymättä jäämisestä taikka sen liitännäis- tai vastaavasta seurauksista.
Tietosuojailmoituksen muuttaminen
Pointcool-Service Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä yleistä tietosuojailmoitusta ilmoittamalla siitä kotisivuillaan tai muutoin kirjallisesti. Muutokset voivat perustua Pointcool-Service Oy:n liiketoiminnan muuttumiseen tai lainsäädännön muuttumiseen. Päivitetty yleinen tietosuojailmoitus astuu voimaan, kun se on julkaistu yrityksen kotisivuilla.
Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 17.7.2026 ja se korvaa aiemman tietosuojailmoituksen kokonaan.