Pointcool-Service Oy:n yleinen tietosuojailmoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojailmoitus

1.Rekisterinpitäjä

Pointcool-Service Oy
Y-tunnus: 0994222–1
Osoite: Konetie 3B, 04300 Tuusula
Puhelin: 09 8387 420
Sähköposti: asiakaspalvelu@pointcool-service.fi

2.Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Petteri Seppänen
Sähköposti: petteri.seppanen@pointcool-service.fi

3.Rekistereiden nimet

Pointcool-Service Oy:n

• työntekijä- ja työnhakijarekisteri
• asiakasrekisteri
• hälytyksenvalvontarekisteri
• kameravalvontarekisteri
• toimittajarekisteri
• verkkosivujen kävijä- ja käyttäjärekisteri
• suoramarkkinointirekisteri uutiskirjeiden tilauksiin liittyen

4.Henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitus

Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja seuraavilla käsittelyperusteilla:

• rekisteröidyn antama suostumus
• sopimuksen täytäntöönpaneminen
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
• elintärkeiden etujen suojaaminen

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin

-Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen ja työsopimukseen sekä työntekijöiden rekrytointiin liittyen

Käsittelyperusteena työntekijöiden osalta lakisääteinen velvoite ja rekisteröidyn

suostumus ja työnhakijoiden osalta rekisteröidyn suostumus

-Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden välisten huolto-, asennus- ja muiden sopimusten täytäntöönpanemiseen

Käsittelyperusteena sopimusten täytäntöönpaneminen

-Rekisterinpitäjän toimitilojen piha-alueella suorittamaan kameravalvontaan ja toimitilojen hälytyksenvalvontajärjestelmän käyttöön

Käsittelyperusteena oikeutettu etu

-Rekisterinpitäjän toimittajien ja potentiaalisten toimittajien toimitussopimusten täytäntöönpanemiseen

Käsittelyperusteena sopimusten täytäntöönpaneminen

-Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn verkkokaupassa solmittuihin tuotteiden ja/tai palveluiden tilaussopimusten täytäntöönpanoon, esimerkiksi tilausten käsittelyyn ja lähettämiseen, mahdollisiin tilausta koskeviin viesteihin ja yhteydenpitoon sekä tilauksiin liittyvään laskutukseen, luototukseen ja mahdollisiin perintätoimiin

Käsittelyperusteena sopimuksen täytäntöönpaneminen ja lakisääteinen velvoite

-Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen markkinointiin ja suoramarkkinointiin, esimerkiksi uutiskirjeiden tilaamiseen ja suoramarkkinointiin

Käsittelyperusteena rekisteröidyn antama suostumus

-Rekisteröidyn rekisterinpitäjän verkkosivujen käyttöön ja päätelaitteisiin asennettuihin evästeisiin perustuvaan henkilötietojen käsittelyyn

Käsittelyperusteena evästeiden osalta lakisääteinen velvoite ja rekisteröidyn antama suostumus

-Rekisteröityjen elintärkeiden etujen suojaamiseen esimerkiksi takaisinvetoihin tai muihin turvallisuusuhkiin liittyen, jotka voivat liittyä verkkokaupassa tai muutoin myymiimme, edustamiimme tai huoltamiimme tuotteisiin ja/tai laitteisiin

Käsittelyperusteena rekisteröityjen elintärkeiden etujen suojaaminen

-Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön ja muun lainsäädännön noudattamiseen, rikosten ehkäisemiseen ja selvittämiseen, oikeusvaateiden laatimiseen, niiltä puolustamiseen ja niihin vastaamiseen

Käsittelyperusteena lakisääteinen velvoite ja elintärkeiden etujen suojaaminen

5.Rekistereiden tietosisältö

Työntekijä- ja työnhakijarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

• nimi- ja osoitetiedot
• henkilötunnus ja/tai syntymäaika
• yhteystiedot, kuten kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• työsuhteeseen ja työn mittaamiseen liittyvät tiedot
• mahdolliset käyttäjätunnukset
• työsuhteen laatua koskevat tiedot
• rekisteröidyn verotukseen ja pankkiyhteyteen liittyvät tiedot työnantajanvelvoitteiden hoitamista varten
• työntekijän osaamis-, lupa- ja sertifikaattitiedot työtehtäviin liittyen
• työntekijän luovuttamat lähiomaisten yhteystiedot
• mahdollinen valokuva ja muut työhakemuksen perusteella toimitetut rekrytoinnin yhteydessä toimitetut henkilötiedot
• muut suostumuksen nojalla luovutetut henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

• asiakkaan yhteyshenkilön/edustajan nimi ja yhteystiedot
• asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• asiakkaan laskutus-, maksu- ja perintätiedot
• asiakkaan verkkokauppaan ja sopimuksiin liittyvät tilaustiedot
• asiakkaan mahdollisesti verkkokauppaan luomat käyttäjätunnukset
• asiakassuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon/viestintään ja asiakassuhteen luokitteluun liittyvät henkilötiedot

Hälytyksenvalvontarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

• rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite
• rekisteröidyn kulunvalvonnan perusteella tehdyt aikamerkinnät

Kameravalvontarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

• rekisteröidyn ulkonäkö ja tuntomerkit
• rekisteröidyn ajoneuvon ulkonäkö ja rekisteritunnus
• kiinteistön alueella ja toimitiloissa liikkumisajankohta- ja paikka

Kameravalvonnan piiriin kuuluviin tiloihin saapuvia ja siellä oleskelevia informoidaan tallentavan kameravalvonnan käytöstä toimipaikan yhteydessä olevilla kylteillä.

Toimittajarekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja

• toimittajan yhteyshenkilön/edustajan nimi ja yhteystiedot
• toimittajasuhteen alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• toimittajan laskutus- maksutiedot
• toimittajasuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon ja luokitteluun liittyvät tiedot

Verkkokaupan asiakas- ja tilausrekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja

• rekisteröidyn rekisteröitymisen yhteydessä antamat nimi- ja yhteystiedot sekä kirjautumistiedot
• verkkokauppaan kirjautumistiedot
• rekisteröidyn tilauksen yhteydessä antamat henkilötiedot
• rekisteröidyn laskutus- ja maksutiedot
• rekisteröidyn tilauksen hoitamiseen ja yhteydenpitoon ja luokitteluun liittyvät tiedot

Verkkosivujen kävijä- ja käyttäjärekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja

• rekisteröidyn IP-osoite
• rekisteröidyn selaustiedot
• rekisteröidyn evästeitä koskevat valinnat

Suoramarkkinointirekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja

• rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite
• rekisteröityjen uutiskirjeiden tilausta koskevat tiedot
• suoramarkkinoinnin suostumus

6.Erityiset henkilötiedot

Voimme käsitellä erityisiä henkilötietoja esimerkiksi työntekijöistämme työntekijärekisterissä kulloinkin soveltuvan lainsäädännön perusteella.

Emme lähtökohtaisesti käsittele erityisiä henkilötietoja, ellei niiden käsittely ole mahdollista ja tarpeen soveltuvan lainsäädännön perusteella.

Erityisiä henkilötietoja käsitellessämme noudatamme soveltuvaa lainsäädäntöä ja käsittelemme erityisiä henkilötietoja korostuneen huolellisesti ja luottamuksellisesti.

7.Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään silloin, kun rekisteröity asioi meidän kanssamme, esimerkiksi asiakas- tai toimitussopimuksen perusteella, verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta tai rekisteröity muutoin luovuttaa henkilötietojaan meille.

Meidän on mahdollista kerätä, tallentaa ja päivittää henkilötietoja lisäksi yhteistyökumppaneidemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja lähettämällä verkkosivujen kautta yhteydenottolomakkeen tai rekisteröityessäsi verkkokaupan käyttäjäksi rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn tämän yleisen tietosuojailmoituksen mukaisesti.

8.Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Voimme harkintamme mukaan käyttää ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Voimme tällöin siirtää rekisteröityjen henkilötietoja sopimuskumppaneillemme, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja meidän lukuumme meidän ja henkilötietojen käsittelijän välillä laaditun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella ja mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle eikä käyttää henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin rekisterinpitäjän toimeksiannon toteuttamiseen.

Voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme ja/tai henkilötietojen käsittelijöinä toimiville yrityksille rekisteröityjen henkilötietoja esimerkiksi silloin, kun

• meidän on ilmoitettava havaitusta viasta tai ongelmasta laitteiden edustajana toimivalle maahantuojalle
• käytämme kolmannen osapuolen palveluita tuottaaksemme omia palveluitamme asiakkaillemme, esimerkiksi jos hankimme IT-, pankki- tai maksunvälityspalveluita sopimuskumppaneiltamme
• lakisääteisten työterveyspalveluiden hankinta työntekijöillemme edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi Lääkärikeskus Aava oy:lle

Rekisterinpitäjän asiakkaiden ja toimittajien henkilötietojen keskeisimpiä vastaanottajia ja/tai käsittelijöitä ovat

• Yhteistyökumppanit, kuten edustamiemme tuotteiden/laitteiden maahantuoja(t), käyttämämme kirjanpitoyritys/kirjanpitoyritykset, pankit, rekisterinpitäjän kulloinkin käyttämät vakuutusyhtiöt, käyttämämme konsultointiyritykset sekä mahdolliset käyttämämme alihankkijat
• IT-palveluntarjoajat, kuten Microsoft ja Visma-konserniin kuuluvat yhtiöt
• Maksutapahtumien välittäjät verkkokaupassa, kuten Nets tai Paytrail
• Kuljetus- ja postipalveluiden tarjoajat

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa myös samaan konserniin kuuluville konserniyhtiöille, jos konserniyhtiöt tuottavat rekisterinpitäjälle palveluita.

Emme luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, ellei meillä ole siihen lainsäädännön mukaista oikeutta.

9.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos joudumme luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että meillä on tietosuojalainsäädännön mukainen asianmukainen siirtoperuste ja että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission vastaavuuspäätökset taikka EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet).

10.Henkilötietojen säilytys

Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja muun erityislainsäädännön mukaisella tavalla.

Yleisenä periaatteena henkilötietojen säilyttämisessä on, että henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kussakin yksittäisessä käsittelytilanteessa on tarpeen ottaen huomioon meitä velvoittava lainsäädäntö, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, oikeutetun edun olemassaolo, meitä koskevat raportointivelvoitteet ja/tai rekisteröidyn antama suostumus.

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti sähköisessä muodossa, mutta henkilötietoja voidaan satunnaisesti käsitellä ei-sähköisessä muodossa. Alla on selostettu joitain käsittelyaikojamme ei-tyhjentävästi.

Säilytämme työntekijärekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kunkin työntekijän työsuhteen keston ajan ja enintään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Riippuen käsittelemistämme yksittäisistä työntekijöiden henkilötiedoista henkilötietojen säilytysaika voi olla edellä mainittua lyhyempi.

Säilytämme työnhakurekisterissä käsiteltäviä rekisteröityjen rekrytointia koskevia henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan ja enintään yhden (1) vuoden ajan valintapäätöksen tekemisestä ja ilmoituksesta hakijoille, mutta kuitenkin enintään niin kauan, kun mahdollinen asiaa koskeva riita-/valitusasia on lainvoimaisesti käsitelty.

Säilytämme asiakasrekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.

Säilytämme hälytyksenvalvontaa ja kameravalvontaa koskevissa rekistereissä olevia henkilötietoja enintään kahden (2) kuukauden ajan, ellei meitä velvoittavasta lainsäädännöstä tai raportointivelvoitteesta toisin johdu.

Säilytämme toimittajarekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.

Säilytämme verkkosivujen verkkokaupan asiakas- ja tilausrekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten taikka muulla perusteella.

Säilytämme suoramarkkinointitarkoituksiin ja muutoinkin suostumuksesi perusteella luovuttamiasi henkilötietoja asianomaisessa rekisterissä toistaiseksi niin kauan, kun antamasi suostumus on voimassa. Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Peruuttamisen jälkeen henkilötietojasi ei käytetä siihen käyttötarkoitukseen, johon suostumus on annettu. Poistamme henkilötiedot kohtuullisessa ajassa sen jälkeen, kun olet peruuttanut suostumuksesi.

Verkkosivuilla kerättävistä evästeistä ja muista verkkosivujen keräämistä henkilötiedoista löydät lisätietoa verkkosivujen evästeitä koskevasta ns. evästeinfosta.

Elintärkeiden etujen suojaamiseksi käsiteltävät henkilötiedot poistetaan viivytyksettä meitä koskevien kolmansien osapuolten (laitevalmistaja tai muu taho) tai viranomaisten ohjeistamalla tavalla ja pyynnöstä.

11.Rekistereiden suojaus

Rekisteröityjen henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esimerkiksi hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen. Jokainen rekisterinpitäjän edustaja ja henkilötietojen käsittelijän edustaja voivat käsitellä vain niitä rekisteröityjen henkilötietoja, joita he tarvitsevat kulloinkin työtehtävissään.

Rekisterinpitäjän omat toimitilat ovat lukitut, kameravalvonnan avulla valvotut ja varashälyttimin suojatut. Rekisterinpitäjän rekisteröityjen henkilötietoja koskevia asiakirjoja tulostetaan vain poikkeuksellisesti ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen tietoturvallisesti.

Rekistereiden sisältämät sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Varmuuskopioimme tietojärjestelmämme, laitteemme ja niissä olevat henkilötiedot säännöllisesti.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijäyritysten työntekijöillä on pääsy rekistereiden sisältämiin henkilötietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Edellytämme korkeaa tietoturvaa myös käyttämiltämme henkilötietojen käsittelijöiltä.

Seuraamme jatkuvasti tietoturvan tasoa ja mukautamme toimintaamme tarpeen vaatiessa.

Jos henkilötietosi vaarantuisivat tietoturvaloukkauksen takia, ilmoitamme sinulle asiasta tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

12.Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on tietolainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilötietorekistereihin on talletettu tai ettei rekistereissä ole häntä koskevia henkilötietoja.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos rekisteröidystä kerätyissä ja käsitellyissä henkilötiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamisesta.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Vastustamisoikeuden käyttäminen ei muuta lainvastaiseksi sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on tapahtunut ennen suostumuksen peruuttamista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, joita käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.

Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toimintaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

Voit käyttää sinulle rekisteröitynä kuuluvia oikeuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän kohdassa 1 tai 2 kuvattuun henkilöön

13.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme suorita automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

14.Muuta

Henkilötietojen käsittely voi olla meille lakisääteistä (esimerkiksi työsuhteeseen ja kirjanpitoon liittyen) tai osittain sopimuksen täytäntöönpanemiseen perustuva vaatimus (asiakas- tai toimittajasopimuksen mukaisten tehtävien täytäntöönpaneminen).

Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi tai sopimukseen täytäntöönpanemisen takia ja rekisteröity kieltäytyy toimittamasta pyydettyjä henkilötietojaan meille, emme voi esimerkiksi solmia työsuhdetta rekisteröidyn kanssa, tuottaa palveluita ja/tai myydä verkkokauppamme tuotteita rekisteröidylle.

Emme tällöin vastaa mistään niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä ja/tai yllä mainitun tapahtuman syntymättä jäämisestä taikka sen liitännäis- tai vastaavasta seurauksista.

15.Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Pointcool-Service Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä yleistä tietosuojailmoitusta ilmoittamalla siitä kotisivuillaan tai muutoin kirjallisesti. Muutokset voivat perustua Pointcool-Service Oy:n liiketoiminnan muuttumiseen tai lainsäädännön muuttumiseen. Päivitetty yleinen tietosuojailmoitus astuu voimaan, kun se on julkaistu yrityksen kotisivuilla.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 9.3.2023 ja se korvaa aiemman tietosuojailmoituksen kokonaan.